Todas as organizacións, independentemente do seu tamaño, xeran diariamente importantes cantidades de información e documentación, moita dela de vital importancia para o bo funcionamento da empresa: contratos, propostas, presupostos, acordos, fichas técnicas, etc. Moitas empresas gardan esta documentación en diversos lugares: ordenadores de escritorio dos responsables dos departamentos, unidades de rede, correo electrónico, memorias USB, etc Unha boa pregunta para saber se unha solución de xestión documental podería axudar a mellorar a eficacia da xestión da miña empresa é: “Podo atopar facilmente o contido que preciso para xestionar o meu negocio?” Se a resposta é non sen dúbida este artigo será do meu interese.

Hai diversos aspectos relacionados co tratamento da información empresarial que teñen especial relevancia na eficiencia das empresas. Así por exemplo hai estudos que reflicten que os traballadores dunha empresa poden pasar ata un 25% do seu tempo de traballo buscando información. Ou que o 40% dos empregados quéixanse de que non poden encontrar a información que necesitan para realizar as súas tarefas cotiás. Outro aspecto importante é a seguridade no acceso á mesma, de forma que só poida acceder a ela aqueles que teñen os permisos axeitados, e por exemplo que un antigo empregado non poida acceder xa á documentación da empresa. Outras problemáticas que poden xurdir no día a día son a certeza de empregar sempre a última versión dos documentos e non unha versión antiga; como dar cumprimento ás metodoloxías corporativas de aprobación e acceso á documentación, etc

En resume, a produtividade e a calidade do traballo da empresa mellorará sen dúbida se contamos cun sistema de xestión documental capaz de centralizar e controlar o fluxo da documentación na empresa.

Na actualidade existen numerosas solucións para a Xestión documental tanto privativas como libres, mais neste artigo centrarémonos nas solucións libres polas vantaxes que supoñen, e concretamente na solución Alfresco.

Alfresco é un Xestor de Contidos Empresarial (ECM) que entre outras funcionalidades inclúe unha completa solución de Xestión Documental que automatiza a captura, xestión, almacenamento e preservación de contidos e documentos dixitais relacionados cos procesos da organización. Todo elo a través dun navegador web e unha interface amigable e intuitiva. Trátase da solución de xestión documental líder do mercado en software libre.

Alfresco é un aplicativo multiplataforma cun alto grao de modularidade e escalabilidade. Ademais intégrase con outras tecnoloxías existentes nunha organización, como LDAP, MS Office, LibreOffice, Outlook ou Thunderbird. O seu modelo aberto fai que as contribucións da comunidade configuren un produto moi competitivo e en continua evolución e mellora.

Ademais da Xestión Documental, Alfresco cobre moitas outras funcionalidades de xestión empresarial como a Xestión de Contidos Empresariais, Traballo Colaborativo, Xestión de rexistros, Xestión do coñecemento, Xestión de contidos Web e Xestión de imaxes.

Queres Tecnologías, proveedor galego de Alfresco con máis de 10 anos de experiencia

Para coñecer a visión dos especialistas na solución de xestión documental Alfresco, falamos con Queres Tecnologías.

Logo da empresa QueresQueres Tecnologías é unha empresa tecnolóxica galega, con 10 anos de experiencia no sector e cunha forte especialización na xestión documental, que emprega o software libre para mellorar os procesos relacionados coa documentación, dende pemes ata grandes empresas e dende o sector sanitario ao sector industrial.

Segundo nos conta Queres, Alfresco é unha solución de xestión documental que conta con 3 modalidades, cada unha das cales vai dirixida a un tipo concreto de público:

  • A versión community. Non ten soporte oficial pero é moi útil para que as empresas, tanto grandes como medianas, poidan experimentar co produto.
  • A versión Enterprise OnPremise (Alfresco One). Conta con soporte oficial e é unha solución ideal para as grandes empresas que teñen unha boa infraestrutura e gran cantidade de información.
  • A versión SaaS (A3S). Conta con soporte oficial e é moi asequible. Esta é a solución ideal para as pemes que non teñan os recursos necesarios para manter unha infraestrutura de servidores propia nin recursos para manter eles mesmos a solución.

En canto á madurez da solución, dende Queres afirman que “Alfresco é mais madura que a maioría das alternativas privadas, precisa evolucionar en diversa áreas, pero non a funcional, na que compite perfectamente”. Neste sentido, Alfresco cobre non só casos de uso de xestión documental se non tamén para “a xestión de rexistros e xestión da información”. O uso desta solución en lugar de outras alternativas privativas, pode supoñer, en palabras de Queres, “un aforro en licenzas en torno aos 40.000€, sempre dependendo de con que outra solución se compare”. O modelo de negocio desta solución, como ocorre con outras moitas solucións libres, múdase ao modelo de subscrición anual fronte ao pago de licenzas de uso por usuarios. Esta subscrición inclúe o soporte e mantemento da solución así como podería incluír tamén a incorporación de novas funcionalidades e adaptación ás necesidades particulares. Por suposto, ademais achega outra gran vantaxe, xa que se trata dun “modelo baseado en software libre sen ataduras”

A oferta de Queres como provedor de Alfresco

Queres Tecnologías é partner de Alfresco dende o ano 2006 e actualmente é un dos partners máis activos en España, con implantacións novas cada ano e clientes tan recoñecidos como Estrella Galicia, Red Eléctrica de España, Servizo Galego de Saúde, Universidad de Rovira, Axis Corporate ou a propia Xunta de Galicia.

Recentemente vén de ser recoñecida como Alfresco Platinum Partner, o que significa un recoñecemento a moitos anos de traballo, levando a xestión documental a clientes medianos, grandes e moi grandes de todos os currunchos de España. En palabras de Queres, “Isto só se consegue traballando cóbado con cóbado cos clientes para acadar un sistema no que Alfresco é a peza chave, pero tamén o é o soporte proporcionado e o adecuado uso da plataforma”.

Queres ten desenvolvido nestes anos dende implantación sinxelas cunha única CPU recibindo centos de facturas diarias a implantacións con múltiples nodos distribuídos xeograficamente, dando soporte a información tan crítica como Historias clínicas.

Por todo elo Queres pasou a formar parte do selecto club formado por 25 partners Platinum en todo o mundo.

Queres Tecnologías é unha empresa galega da que o 60% da súa facturación está relacionada con solucións libres, concretamente Alfresco, Ephesoft (solución de captura automática de documentos) e Liferay (Sistema de Xestión de Contidos).

No referente aos servizos que ofrece en torno a Alfresco, Queres ofrece consultoría especializada en adaptar a solución ás necesidades dos clientes, aínda que tamén instalan e manteñen o software. Ademais manteñen a súa propia plataforma que poñen a disposición das pemes en modalidade SAAS (A3S), que de feito é o seu “produto estrela” xa que na súa opinión “os clientes cada vez máis prefiren os servizos en modalidade SAAS, pois suponlles un gran aforro de custos, e poden dimensionar o servizo en función do seu crecemento”.

Queres ten publicados diversos módulos de Alfresco, e ademais é partner de Alfresco dende 2006 o que nas súas palabras, “danos máis visibilidade”.

Valoración do ecosistema actual do Software Libre en Galicia

Como peche da entrevista con Queres aproveitamos para saber a súa opinión sobre o ecosistema actual de software libre en Galicia, en relación ao sector TIC en xeral, á asociación de empresas de software libre así como no relativo ao fomento das tic dende a administración pública.

Na súa opinión consideran que unha boa iniciativa para o fomento das TIC, e en particular do Software Libre, nas pemes dende a administración pública sería a promoción de “axudas para as pemes para a introdución de software libre”. No referente ao tecido empresarial TIC en Galicia consideran que “é un sector moi pouco especializado”. Finalmente, indican que si pertencen a AGASOL, a Asociación Galega de Empresas de Software Libre porque é unha asociación de empresas coa mesma forma de pensar que nós”.

Casos de éxito

Como podemos ver na sección de clientes do portal web de Queres, destacan clientes como Estrella Galicia ou Gadisa entre outros moitos.

Así mesmo, no portal de Alfresco atopamos entrevistas sobre o caso de éxito de Estrella Galicia no que os responsables do proxecto de implantación destacan as vantaxes de ter optado por un produto con Alfresco:

  • Caso de éxito: Estrella Galicia https://www.alfresco.com/es/clientes/estrella-galicia
  • Estrella Galicia inviste en coñecemento e implanta Alfresco como ferramenta de Xestión Documental. A firma cerveceira descarta o pago de licenzas para levar o control informático das súas relacións cos provedores. https://www.alfresco.com/node/1696
  • Estrella Galicia confía na plataforma Alfresco Enterprise para facer móbiles os seus procesos de facturación con provedores. Grazas a unha aplicación desenvolvida por Queres, os directivos da firma poden agora acceder ás facturas, aprobalas ou rechazalas, en calquera momento, en calquera lugar e desde dispositivos móbiles iPhone / iPad. https://www.alfresco.com/node/2485

Servizos do Centro demostrador TIC de Galicia

Para rematar, aproveitamos a ocasión para lembrar algúns dos servizos que o Centro demostrador TIC de Galicia pon a disposición das empresas galegas.

Se vostede é unha empresa do sector TIC e está interesada en dar a coñecer as súas solucións TIC lembrámoslle que ten á súa disposición os servizos do Centro Demostrador TIC de Galicia, no que por exemplo poderá solicitar realizar unha sesión demostradora nas instalacións do centro.

Por outra parte, o Mapa de Capacidades Tecnolóxicas de Galicia, é unha ferramenta de referencia para o Centro Demostrador TIC de Galicia de cara a identificar provedores e solucións tecnolóxicas de Galicia e polo tanto punto de información para a elaboración deste tipo de artigos de difusión tecnolóxica.

Se vostede é unha empresa de calquera sector produtivo e ten interese en coñecer solucións tecnolóxicas que cubran as súas necesidades, ten á súa disposición o Servizo de Consultas TIC do CDTIC ao que pode remitir dúbidas ou consultas que vostede ou a súa empresa poidan ter e que estean vinculadas coas TIC.

Finalmente, indicar que poden remitir as súas suxestións de artigos de difusión tecnolóxica sobre solucións libres a través do formulario de contacto do portal mancomún, ou do contacto da Oficina de Coordinación de Software Libre da Amtega ou contactando co propio CDTIC.

Pin It on Pinterest

Share This